El teletrabajo se ha convertido en una herramienta habitual de flexibilidad en muchas empresas. En ocasiones se concede de forma informal: un día desde casa, alguna tarde, o determinados viernes al mes. Sin embargo, conviene distinguir entre el teletrabajo ocasional y el trabajo a distancia regular, porque las obligaciones empresariales no son las mismas.
La clave está en el porcentaje de jornada que se realiza fuera del centro de trabajo.
La regulación especial del trabajo a distancia se aplica cuando concurren dos requisitos: que se trate de trabajo por cuenta ajena y que se desarrolle a distancia con carácter regular. Esa regularidad existe cuando, en un período de referencia de tres meses, se presta a distancia un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato (BOE-A-2021-11472 Ley 10/2021).
Esto significa que no todo teletrabajo exige automáticamente un acuerdo formal de trabajo a distancia. Si se trata de una situación aislada, puntual o residual, no entra en el régimen especial. Pero si la empresa permite una organización estable que alcanza ese umbral —por ejemplo, varios días al mes de forma continuada—, la situación cambia.
En ese caso, el acuerdo de trabajo a distancia debe formalizarse por escrito. Puede incluirse en el contrato inicial o incorporarse posteriormente, pero debe celebrarse antes de que comience el trabajo a distancia regular. Además, la empresa debe entregar copia a la representación legal de los trabajadores en un plazo máximo de diez días y remitirla igualmente a la oficina de empleo.
El incumplimiento no es menor: no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos legal o convencionalmente previstos constituye una infracción administrativa grave, sancionable con multa de 751 a 7.500 euros (Artículo 40.1.b) del Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS))
También debe tenerse presente que el teletrabajo es voluntario. Pasar a trabajar a distancia requiere acuerdo entre empresa y trabajador: la empresa no puede imponerlo unilateralmente, ni siquiera mediante una modificación sustancial de condiciones de trabajo. Del mismo modo, el trabajador tampoco puede decidir por sí solo teletrabajar si la empresa no lo ha autorizado.
Por ello, desde el punto de vista empresarial, lo recomendable es revisar las prácticas internas. Si se permite teletrabajar de manera flexible, conviene comprobar cuántas horas o días supone realmente en un período de tres meses. Si se supera el umbral legal o el previsto en convenio colectivo, la empresa debería documentar correctamente la situación mediante el correspondiente acuerdo de trabajo a distancia.
Ese acuerdo no debe limitarse a decir que el trabajador “teletrabaja”. Debe regular, entre otros aspectos, el porcentaje de trabajo a distancia y presencial, el lugar desde el que se prestarán los servicios, el horario, los medios de control empresarial, los equipos facilitados, los gastos compensables, las instrucciones sobre protección de datos y seguridad de la información, así como la duración del acuerdo.
En conclusión, permitir el teletrabajo puede ser una buena herramienta de organización y fidelización del talento, pero conviene hacerlo con seguridad jurídica. Lo que empieza como una facilidad informal puede convertirse, si se repite en el tiempo, en trabajo a distancia regular con obligaciones formales para la empresa.
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