El próximo 2 de octubre de 2016 entran en vigor gran parte de las disposiciones contenidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre de 2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de la misma fecha, de Régimen jurídico del Sector Público, que traen consigo nuevas obligaciones para las personas jurídicas, y también para algunas personas físicas, respecto a la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas.
Sujetos Obligados
El artículo 14.2 Ley 39/2015 establece que estarán obligados “en todo caso” y “al menos”,
- las personas jurídicas,
- las entidades sin personalidad jurídica (por ejemplo las uniones temporales de empresas),
- quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera una colegiación obligatoria, y en todo caso los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles;
- los representantes de interesados que estén obligados, y
- los empleados de las Administraciones Públicas.
Para las personas físicas distintas de las mencionadas, el relacionarse electrónicamente con la Administración es un derecho, no una obligación; es decir, será voluntario y podrán elegir si se comunican con las Administraciones Públicas mediante papel, o por medios electrónicos.
Así pues, resulta necesario que tanto las personas jurídicas como los profesionales cuenten con Certificado de firma electrónica de persona física como representante de persona jurídica, o Certificado de sello electrónico.
Identificación y firma de los interesados por medios electrónicos
En muchos casos no es necesaria la firma electrónica para acceder a un expediente electrónico, bastando la identificación, si hay registro previo como usuario. La firma también identifica, pero dependiendo de las gestiones puede bastar una clave.
Es imprescindible la firma electrónica para firmar solicitudes, declaraciones responsables o comunicaciones, para presentar recursos, para desistir o renunciar. En el resto de los casos, por ejemplo, para “ver” el expediente electrónico, puede bastar una clave que el sistema facilite tras registrarse (de todos modos, el que el sistema establezca una clave con este fin es algo que dependerá de cada Administración y/o procedimiento).
El registro electrónico
El artículo 16 de la Ley 39/2015 establece la obligación para todas las Administraciones Públicas de contar con un registro electrónico general. Estos registros estarán asistidos a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y que permitirán a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.
La finalidad de ese registro electrónico será recoger el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos Públicos vinculados o dependientes de cada Administración, podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
Notificación electrónica
Se prevé como regla general que las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, “en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía”, como resultaría el caso de los sujetos obligados que hemos visto anteriormente.
Dado que la Administración notificará a través de medios electrónicos, hay que tener en cuenta que estas notificaciones se realizarán en la sede electrónica de esa Administración o en la dirección electrónica habilitada única (DEH) del interesado.
La DEH es como un apartado postal pero digital. Se trata de un registro en el que, mediante el certificado electrónico, puedes dar de alta la dirección de correo electrónico, a la que te remitirán las alertas de notificaciones, para que entres en el llamado “buzón electrónico” y accedas a la notificación. Además, la notificación se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido
En resumen, a partir del 2 de octubre de 2016 ciertos sujetos deberán cumplir con sus obligaciones de relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo. No obstante, esta nueva regulación establece que las previsiones relativas al registro electrónico o al punto de acceso electrónico general, entre otros, producirán efectos a partir del 2 de octubre de 2018. En cualquier caso, y de conformidad con las reglas del régimen transitorio, resulta preciso que a partir del 2 de octubre los sujetos obligados presten una especial atención a la manera de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
Desde el Bufete Agüera & Fuentes quedamos a su disposición para cualquier aclaración o consulta.
