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Los suplidos son aquellos pagos que, por ejemplo, un abogado u otros profesionales, asume en nombre de su cliente, y que deben ser reembolsados por este. Es esencial comprender cómo deben ser gestionados desde el punto de vista fiscal, ya que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha establecido una serie de normativas y criterios específicos para su documentación, facturación y registro.

En este artículo, vamos a detallar cómo gestionar correctamente los suplidos para evitar problemas con la AEAT.

1. ¿Qué son los suplidos?

Según la legislación fiscal española, los suplidos son los gastos que la empresa o el profesional paga por cuenta del cliente en el ejercicio de su actividad. Estos no forman parte de la retribución por los servicios prestados, sino que son gastos adicionales que deben ser reembolsados por el cliente, porque vienen a su nombre. Algunos ejemplos de suplidos incluyen:

• Tasas judiciales o Impuestos.
• Gastos de notaría o registro.
• Honorarios de peritos o traductores.
• Cualquier otro gasto que el abogado haya pagado en nombre del cliente, siempre que se pueda justificar con factura a nombre del cliente.

Es importante resaltar que los suplidos deben estar claramente diferenciados de los honorarios profesionales, que sí están sujetos a IVA y, en su caso, a retención de IRPF.

2. Facturación de los suplidos

Cuando se trata de la facturación de los suplidos, deben cumplirse una serie de requisitos para que no haya problemas con el Fisco:

• Identificación separada: Los suplidos deben aparecer de manera separada en la factura, indicando claramente que se trata de un gasto que el abogado ha adelantado en nombre del cliente. Deben desglosarse de los honorarios profesionales y no pueden ser incluidos dentro de la base imponible del IVA.
• Justificación de los gastos: Es fundamental que los suplidos estén justificados mediante la presentación de los documentos que acrediten el pago de dichos gastos (facturas, recibos, etc.). En este sentido, el abogado debe conservar toda la documentación pertinente para demostrar que el pago de dichos gastos ha sido realizado efectivamente.
• No sujeción al IVA: Los suplidos, al no ser una contraprestación por los servicios profesionales, no están sujetos a IVA. Sin embargo, esto solo aplica si el gasto ha sido realizado directamente por el abogado en nombre del cliente y se ha facturado correctamente. El IVA solo se aplicará sobre los honorarios profesionales, no sobre los suplidos. En definitiva, el suplido pagado no es gasto del profesional, sino de su cliente, y por tanto, el recobro de dicho suplido no será un ingreso de su actividad, sino un reembolso de un pago por tercero.

3. Registro contable de los suplidos

La correcta contabilización de los suplidos es crucial para evitar problemas con la AEAT. Los suplidos deben ser registrados de forma separada de los ingresos derivados de la prestación de los servicios profesionales, en el libro registro denominado de provisiones de fondos y suplidos. La forma más común de registrarlos en caso de llevar contabilidad según el PGC es en una cuenta contable de clientes (430), que es distinta a la de los honorarios. Se contabilizará en el debe con el pago del suplido por el profesional, y en el haber por el cobro del suplido al cliente, contra cuentas de Tesorería (Caja o Bancos).

4. Consecuencias de no documentar y registrar correctamente los suplidos

No seguir los procedimientos adecuados para la documentación, facturación y registro de los suplidos puede tener consecuencias fiscales graves, como:

• Requerimientos de la AEAT: Si los suplidos no se documentan correctamente, la AEAT podría interpretarlos como ingresos adicionales sujetos a impuestos, lo que podría generar una liquidación indebida y sanciones por no haber declarado correctamente los ingresos y el IVA.
• Confusión con los clientes: No especificar correctamente los suplidos puede generar malentendidos con los clientes, que podrían no entender por qué ciertos gastos son adicionales y deben ser reembolsados.

5. Recomendaciones para una correcta gestión de los suplidos

Para evitar problemas con la AEAT y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, es recomendable seguir estas buenas prácticas:

• Mantener una documentación exhaustiva: Conservar todos los documentos que respalden los suplidos (facturas, recibos, justificantes de pago) y mantener un registro detallado.
• Separar claramente los suplidos de los honorarios: Asegúrate de que los suplidos estén siempre desglosados y que no se incluyan dentro de la base imponible del IVA, ni de las Retenciones de IRPF.
• Contabilización adecuada: Los suplidos deben ser registrados de forma adecuada, utilizando cuentas contables específicas y separadas de los ingresos de la actividad profesional, o en el Libro Registro específico de Provisiones y Suplidos.
• Revisión periódica: Realiza revisiones periódicas de la gestión de los suplidos para asegurarte de que todos los procedimientos cumplen con la normativa vigente, que conservas la documentación justificativa, y cómo no, que no se te quede ningún suplido sin cobrar de tus clientes.

Conclusión

La correcta gestión de los suplidos es esencial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar problemas con la AEAT. Registrarlos, documentarlos y facturarlos adecuadamente, separándolos de los honorarios profesionales, es la clave para asegurar que el profesional cumpla con la normativa y evite posibles sanciones.