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TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Siempre nos surgen muchas dudas sobre el tiempo que debemos conservar la documentación de nuestra empresa, ya sea relativa a facturas, libros, contratos, etc. En este vídeo intentaremos aclarar algunas de esas dudas.

Según el art. 30 del código de Comercio, “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.”

Toda empresa deberá atenerse a éste artículo, no sólo solo cuando el negocio esté en funcionamiento, sino también cuando la empresa esté sin actividad o disuelta.

Dependiendo de la normativa que consultemos, los plazos de conservación de la documentación de su empresa, o de sus clientes, difieren:

    Doc. Contable y mercantil

6 años

     Doc. Fiscal

4-10 años

      Doc. Laboral

3-4 años

      Delitos contra Hacienda y seguridad social

10 años

 

A efectos tributarios, la Ley establece el plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de la misma.

Este plazo faculta al contribuyente a pedir la devolución de sus impuestos, si bien es verdad que dicho plazo puede verse interrumpido por cualquier acción de la AEAT debidamente notificada o por interposición, por parte del contribuyente, de cualquier reclamación o recurso.

A modo aclaratorio, y con un ejemplo, les recordamos que en 2018, la AEAT puede revisar su renta presentada en 2014, lo que significa que debe tener conservada la documentación de dicha declaración, que corresponde al año 2013.

En el caso de facturas del inmovilizado debemos tener en cuenta que no podrán destruirse mientras se estén aplicando las amortizaciones de esos elementos, aunque sean de ejercicios prescritos. Por tanto para las facturas de inmovilizado, debe empezar a computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la última amortización practicada.

Del mismo modo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades tendrán un plazo mayor si se están aplicando compensación de bases imponibles negativas. Aunque ya no existe límite temporal del plazo de compensación de las pérdidas, en cambio, el derecho de la Administración para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación prescribirá a los 10 años, a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación.

Una vez que este plazo ha transcurrido, Hacienda no podrá pedir la documentación contable, las facturas, pero podrá exigir, siempre que no haya prescrito el último ejercicio en que han sido aplicadas, la aportación de la autoliquidación del Impuesto sobre Sociedades, y de la contabilidad, con acreditación de su depósito durante el citado plazo en el Registro Mercantil.

Por último, mencionar el art 1.964 del Código Civil, donde se especifica que las acciones hipotecarias prescriben a los 20 años, y las personales que no tengan ningún término especial de prescripción, lo harán a los 5 años contados desde el momento en que fuese posible el ejercicio de la acción. Las empresas asumen la responsabilidad derivada de sus actividades, la cual puede ser exigida en el futuro por terceros, siempre dentro de los plazos de prescripción. Por lo tanto, tendrán interés en conservar, durante ese plazo, los documentos que avalen sus actuaciones, por si alguien interpone una demanda exigiendo responsabilidades.

Por tanto, es una idea equivocada el mantener la creencia de que son sólo 4 años los que hay que conservar documentación en una empresa, porque existen otras obligaciones distintas a las tributarias, que hacen recomendable plazos de conservación mucho mayores: de 5, 6, 10 o hasta 20 años.

Esperamos que este artículo haya resultado de su interés, si desea aclarar alguna cuestión al respecto no dude en ponerse en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderle.

Publicado por:

Gema González Porras

Gema González Porras

Dpto. Administración – Agüera & Fuentes

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