Con la entrada en vigor del Reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), se establecen nuevos procedimientos para corregir errores en las facturas emitidas. Esta normativa afecta directamente al modo en que se deben registrar, anular y sustituir facturas, garantizando la trazabilidad e integridad de los datos.
¿Qué ocurre si se emite una factura con error?
En estos casos, existen distintas soluciones previstas por el Reglamento, entre las que destacan:
- Anulación de la factura.
- Emisión de facturas rectificativas.
Ambas opciones están contempladas dentro del sistema de registros de facturación obligatorios.
¿Qué dice el RRSIF? El Reglamento recoge:
- La obligación de mantener el registro original de la factura emitida, aunque sea errónea.
- La necesidad de generar un “registro de facturación de anulación” si se decide anularla.
Este registro debe ir vinculado al original que se anula e incluir menciones específicas que permitan su identificación (art. 11.2.c y siguientes del RRSIF).
Además, si se opta por emitir una factura rectificativa, el “tipo de factura” debe quedar claramente identificado en el registro de alta del nuevo documento.
Desde un punto de vista legal y técnico:
- Las facturas erróneas no deben eliminarse.
- Su numeración debe mantenerse inalterada.
La factura anulada y la nueva deben coexistir en el sistema, garantizando la trazabilidad y la transparencia en la información.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura rectificativa?
Debes emitir una factura rectificativa cuando la factura original:
- No cumple alguno de los requisitos formales obligatorios establecidos en los artículos 6 ó 7 del Real Decreto 1619/2012.
- Contiene errores en la determinación de la cuota repercutida (IVA), base imponible, tipo impositivo, datos del emisor o receptor, importe, descripción de la operación, etc.
- Se producen circunstancias que modifican la base imponible conforme al artículo 80 de la Ley 37/1992 — por ejemplo, devoluciones, descuentos, bonificaciones, crédito incobrable, concurso de acreedores, entre otros.
¿Cómo debe ser la factura rectificativa?
La factura rectificativa debe cumplir los mismos requisitos que una factura ordinaria, e incluir además:
- Indicación clara de que se trata de una “factura rectificativa”.
- Numeración y serie distinta de las facturas ordinarias (Real Decreto 1619/2012, BOE, 2012).
- Referencia explícita a la factura rectificada (número, serie y fecha).
- Descripción del motivo de la rectificación y la corrección que afecta (importe, base imponible, cuota, datos, etc.).
Plazo para emitir la factura rectificativa
La rectificación debe realizarse tan pronto como el obligado tenga constancia del error o del hecho que lo motiva, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde que se devengó el impuesto o desde que se produjo la causa de modificación.
Especial consideración con sistemas electrónicos (Verifactu / SIF)
Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023 y la adopción del sistema Verifactu —cuyo objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas electrónicas y registros de facturación—, las facturas emitidas mediante dichos sistemas deben conservar todos sus datos inalterados. Si se detecta un error, la corrección tendrá que aplicarse mediante los mecanismos que admite el sistema (factura rectificativa, anulación, modificación conforme a la norma, etc.).
En definitiva: una factura ya emitida no se edita; hay que emitir el documento rectificativo correspondiente, cumpliendo las formalidades reglamentarias
Si emites una factura con error, deberás conservarla y registrarla adecuadamente, incluso si la anulas. Asegúrate de que tu sistema de facturación cumple con el nuevo reglamento para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo.
