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Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan peculiaridades y generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. Partidas sobre las que Hacienda es cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad.

Los gastos que más duda generan son aquellos donde la línea entre actividad empresarial y vida ordinaria es muy estrecha y hay que hilar muy fino para poder demostrar si el gasto es de la empresa o no.

La regla general es la de justificar el gasto mediante un documento legalmente establecido (factura o documento sustitutivo) contabilizado en los libros fiscales. El gasto será deducible siempre que sea necesario para la obtención de ingresos de la actividad.

Local u oficina en una vivienda

Lo primero es informar a Hacienda, mediante la presentación del modelo censal 037, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

Tras la aprobación de la nueva Ley de Autónomos, se podrán deducir los gastos en función del porcentaje de vivienda destinado a la consecución de una actividad empresarial o profesional. Por ejemplo, si la vivienda tiene 100 metros y se usan 10, serán deducibles el 10% de los gastos. Según establece la Consulta Vinculante V0180-13 del 23 de Enero de 2013, los suministros no se tendrán en cuenta a la hora de computar el porcentaje de afectación de la vivienda a la actividad y solo podrán deducirse de forma completa cuando se destinen exclusivamente a la actividad, algo complicado.

Si la vivienda es de alquiler, se podrán deducir la parte proporcional del alquiler y de aquellos gastos que sean repercutidos en el mismo (IBI, comunidad,…). Además el alquiler debería llevar IVA para que se pueda diferenciar la parte destinada a vivienda habitual de aquella destinada a la actividad económica.

En este punto debemos advertir que cada vez Hacienda hace especial hincapié en estos aspectos, pidiendo contadores separados de agua o luz para la parte «profesional» y la «privada» de la vivienda.

Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …)

A efectos del IRPF, sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos en IRPF y en el caso de IVA sólo hasta un 50%. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas. Es decir, comprar al contado, con préstamo, leasing o renting no diferencia e nada la deducibilidad del gasto ni del IVA.

Gastos en libros y vestimenta laboral

En este aspecto poco se añade a los criterios anteriores: serán deducibles si son necesarias para el desarrollo de la actividad. Sin embargo, en el caso de la ropa debe ser exclusiva para la actividad, esto puede demostrarse en el caso de que el uniforme lleve serigrafiado el anagrama de la empresa o nombre comercial. Por tanto no se admite el gasto deducible si esa ropa puede ser usada también en fines personales (por ejemplo un traje de un abogado).

Este Despacho se pone a su disposición para cualquier aclaración que necesite al respecto